Der Wiedereinstieg im September beginnt nicht erst am ersten Arbeitstag. Für viele Unternehmen startet er bereits im August, wenn das Arbeitstempo etwas nachlässt und sich die richtige Gelegenheit bietet, das Lager zu kontrollieren, die Bestände zu ordnen und die Wiederaufnahme der Tätigkeiten vorzubereiten.
Nach der Sommerpause können fehlendes Material, offen gebliebene Verpackungen, falsch eingelagerte Produkte oder Bestände auffallen, die nicht mehr zu den erwarteten Mengen passen. Wer diese Punkte rechtzeitig angeht, kann dringende Bestellungen, Betriebsunterbrechungen und wenig effiziente Einkäufe vermeiden.
Das Lager frühzeitig vorzubereiten bedeutet, mit mehr Ordnung, Übersicht und Kontinuität zu starten. Im Folgenden zeigen wir, welche Kontrollen sinnvoll sind und welche Verpackungsmaterialien vor September überprüft werden sollten.
Warum das Lager vor September organisiert werden sollte
Der September ist für Produktion, Verkauf, Versand und Verwaltung häufig ein wichtiger Wiedereinstieg. Kunden und Lieferanten nehmen ihre Tätigkeiten wieder vollständig auf, die Zahl der Bestellungen steigt und die Abteilungen verwenden erneut Material, das während des Sommers weniger häufig benötigt wurde.
Wer mit der Kontrolle des Lagers bis zum Wiedereinstieg wartet, riskiert:
- fehlendes, unverzichtbares Material;
- dringende und ungeplante Einkäufe;
- Verzögerungen bei der Auftragsvorbereitung;
- den Einsatz ungeeigneter Verpackungen;
- zu hohe Bestände von selten verwendeten Produkten;
- Schwierigkeiten bei der Koordination von Einkauf, Logistik und Produktion.
Der August bietet dagegen eine gute Gelegenheit, die aktuelle Situation zu prüfen und die Beschaffung entsprechend den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens zu planen.
1. Verfügbare Lagerbestände kontrollieren
Der erste Schritt ist die physische Kontrolle der im Lager vorhandenen Bestände.
Es reicht nicht aus, nur die im Warenwirtschaftssystem erfassten Mengen zu überprüfen. Ebenso wichtig ist es, den tatsächlichen Zustand des Materials zu kontrollieren. Manche Verpackungseinheiten können geöffnet, verschoben oder verwendet worden sein, ohne dass der Bestand sofort aktualisiert wurde.
Bei der Kontrolle empfiehlt es sich, zwischen folgenden Kategorien zu unterscheiden:
- verfügbare und einsatzbereite Produkte;
- Produkte, die bald aufgebraucht sind;
- beschädigte oder unvollständige Verpackungseinheiten;
- Material, das den betrieblichen Anforderungen nicht mehr entsprechen;
- Produkte mit sehr geringer Umschlagshäufigkeit.
So lässt sich schnell erkennen, was nachbestellt werden muss und was lediglich Platz beansprucht, ohne einen Mehrwert zu schaffen.
Welches Material sollte kontrolliert werden?
Die genaue Liste hängt von der Tätigkeit des Unternehmens ab. Sie kann unter anderem folgende Produkte umfassen:
- Versandkartons und Behälter;
- Dehnfolie;
- Klebebänder;
- Umreifungsbänder und Umreifungsgeräte;
- Kantenschutz;
- Füll- und Polstermaterialien;
- Etiketten und Versanddokumente;
- Versandtaschen und Postverpackungen;
- Paletten und Zubehör für die Warenhandhabung.
Material mit hoher Umschlagshäufigkeit verdienen besondere Aufmerksamkeit, da ihr Fehlen die tägliche Arbeit unmittelbar verlangsamen kann.
2. Den Verbrauch der vergangenen Monate analysieren
Um das Lager richtig vorzubereiten, reicht es nicht aus, nur die vorhandenen Restbestände zu betrachten. Sinnvoll ist ein Vergleich mit dem Verbrauch der vergangenen Monate und, wenn möglich, mit dem gleichen Zeitraum des Vorjahres.
Diese Analyse hilft, folgende Fragen zu beantworten:
- Welche Produkte werden am häufigsten verwendet?
- Welches Material sind schneller aufgebraucht als erwartet?
- Gibt es Artikel, die in zu grossen Mengen eingekauft wurden?
- Sind für September Produktions- oder Versandspitzen geplant?
- Stehen Kampagnen, Veranstaltungen oder Produkteinführungen bevor?
Die Kenntnis des tatsächlichen Verbrauchs erleichtert die Festlegung realistischer Mengen zur Nachbestellung. Gleichzeitig sinkt das Risiko, ohne wichtiges Material dazustehen oder unnötig hohe Lagerbestände aufzubauen.
3. Unverzichtbare Produkte für den Wiedereinstieg bestimmen
Nicht das ganze Material hat den gleichen Einfluss auf den Betrieb. Einige Produkte lassen sich vorübergehend ersetzen, andere sind für das Verpacken, Schützen oder Versenden der Waren unverzichtbar.
Deshalb empfiehlt es sich, eine Liste der wichtigsten Lagermaterialien zu erstellen und diese nach Priorität zu ordnen.
Eine mögliche Einteilung:
- Hohe Priorität: Material, bei dem der Betrieb ohne Bestand zum Stillstand kommt;
- Mittlere Priorität: notwendige Produkte, die kurzfristig ersetzt werden können;
- Niedrige Priorität: Artikel, die nur gelegentlich oder für besondere Anforderungen verwendet werden.
Kartons, Klebebänder, Dehnfolien, Umreifungsbänder und Schutzmaterialien gehören häufig zu den Produkten, die zuerst kontrolliert werden sollten. Ihre Verfügbarkeit ermöglicht es, die täglichen Abläufe ohne improvisierte Lösungen zu bewältigen.
4. Prüfen, ob die Verpackungen noch geeignet sind
Die Lagerkontrolle bietet auch die Gelegenheit zu beurteilen, ob die verwendeten Verpackungen weiterhin den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.
Im Laufe der Zeit können sich verändern:
- die Abmessungen der Produkte;
- das Versandvolumen;
- die eingesetzten Transportdienstleister;
- die Art der Palettierung;
- die Bedürfnisse der Kunden;
- die Ziele zur Reduktion des Materialverbrauchs;
- der Bedarf an individuellen Verpackungslösungen.
Ein zu grosser Karton benötigt beispielsweise mehr Füllmaterial und kann beim Transport zusätzlichen Raum beanspruchen. Eine für die Ladung ungeeignete Dehnfolie kann dagegen die Stabilität der Palette beeinträchtigen.
Vor dem Wiedereinstieg sollten deshalb Formate, Widerstandsfähigkeit und Einsatzweise der Verpackungen überprüft werden. Geeignete Materialien können die Arbeit vereinfachen, die Produkte besser schützen und den verfügbaren Raum optimal nutzen.
5. Die Lagerflächen neu organisieren
Auch ein gut gefülltes Lager kann ineffizient werden, wenn Produkte schwer zu finden oder ohne klare Logik eingelagert sind.
Bei der Neuorganisation empfiehlt es sich:
- Material mit hoher Umschlagshäufigkeit in gut zugänglichen Bereichen zu platzieren;
- schwere Produkte in den unteren und sicheren Zonen zu lagern;
- ähnliche Artikel in klar gekennzeichneten Bereichen zusammenzufassen;
- Reservebestände von bereits geöffneten Verpackungen zu trennen;
- empfindliche oder zerbrechliche Materialien in geschützten Bereichen aufbewahren.
Klare Etiketten und gut lesbare Codes helfen den Mitarbeitenden, Produkte schneller zu finden. Dadurch lassen sich Fehler und unnötige Zeitverluste reduzieren.
Ausserdem sollten leere Kartons, beschädigte Verpackungen und Material entfernt werden, die Wege oder die Warenbewegung behindern.
Neben einer besseren Auffindbarkeit des Materials muss die Neuorganisation auch sichere Arbeitsbedingungen gewährleisten. Weitere Informationen bieten die Hinweise der Suva, der Schweizerischen Unfallversicherungsanstalt, zur sicheren Lagerung von Waren und zur Unfallprävention in Lagerbereichen.
6. Einen Mindestbestand festlegen
Ein häufiges Problem in der Lagerverwaltung besteht darin, erst zu spät zu bemerken, dass ein Produkt zur Neige geht.
Um dies zu vermeiden, kann für jedes unverzichtbare Material ein Mindestbestand definiert werden. Sobald die verfügbare Menge diesen Wert erreicht, wird die Nachbestellung ausgelöst.
Bei der Berechnung des Mindestbestands sollten berücksichtigt werden:
- der durchschnittliche tägliche oder wöchentliche Verbrauch;
- die erforderlichen Lieferzeiten;
- mögliche saisonale Schwankungen;
- der verfügbare Lagerraum;
- die Folgen einer vorübergehenden Nichtverfügbarkeit.
Der Schwellenwert sollte nicht für alle Produkte gleich sein. Ein täglich verwendeter Artikel benötigt einen höheren Sicherheitsbestand als ein Artikel, der nur gelegentlich eingesetzt wird.
Um eine kontinuierliche Materialverfügbarkeit sicherzustellen, ohne die eigenen Lagerflächen zu stark zu beanspruchen, kann der flexible Lagerdienst von Neupack eine passende Lösung sein. Damit lassen sich Lieferungen planen und Produkte entsprechend dem tatsächlichen betrieblichen Bedarf abrufen.
7. Bestellungen vor dem Wiedereinstieg planen
Nach der Kontrolle von Beständen, Verbrauch und Prioritäten kann eine gezieltere Bestellung vorbereitet werden.
Die Zusammenfassung des Bedarfs in einer gemeinsamen Planung ermöglicht es:
- fragmentierte Einkäufe zu reduzieren;
- die Arbeit der Einkaufsabteilung zu vereinfachen;
- Mengen und Formate besser zu bewerten;
- dringende Bestellungen zu vermeiden;
- den Wareneingang zu planen;
- eine klare Kostenübersicht zu erhalten.
Wenn mehrere Abteilungen dasselbe Material verwendet, sollten ihre Anforderungen vor der Bestellung gesammelt werden. So lassen sich doppelte und unkoordinierte Einkäufe vermeiden.
Checkliste zur Vorbereitung des Lagers im September
Prüfen Sie vor Ende August, ob folgende Aufgaben abgeschlossen wurden:
- physische Bestände kontrolliert;
- fehlendes oder beschädigtes Material identifiziert;
- den jüngsten Verbrauch analysiert;
- unverzichtbare Produkte bestimmt;
- Formate und Eigenschaften der Verpackungen überprüft;
- Lagerflächen neu organisiert;
- Etiketten und Codes aktualisiert;
- Mindestbestände festgelegt;
- den Bedarf der verschiedenen Abteilungen gesammelt;
- Bestellungen für September geplant.
Eine einfache Checkliste erleichtert die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und stellt sicher, dass alle Tätigkeiten vor der vollständigen Wiederaufnahme des Betriebs erledigt werden.
Das Lager mit einem einzigen Partner verwalten
Die Zentralisierung der Einkäufe kann dazu beitragen, die Beschaffung weniger komplex zu gestalten. Ein zentraler Partner für Verpackung, Logistik und Betriebsmaterialien schafft mehr Übersicht über Bestellungen und verwendete Produktkategorien.
Neupack unterstützt Unternehmen unterschiedlicher Grösse bei der Auswahl von Lösungen zum Verpacken, Schützen, Bewegen und Versenden von Waren.
Von Kartons und Klebebändern über Dehnfolien und Umreifungsbänder bis zu Kantenschutz und Schutzmaterialien lassen sich die Lieferungen entsprechend den betrieblichen Anforderungen und den erwarteten Mengen organisieren.
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Im August vorbereiten, im September effizienter arbeiten
Ein gut organisiertes Lager bedeutet nicht einfach, möglichst viele Produkte vorrätig zu haben. Entscheidend ist, zu wissen, welches Material vorhanden ist, wo sie gelagert werden, wie schnell sie verbraucht werden und wann eine Nachbestellung erforderlich ist.
Wer den August für diese Kontrollen nutzt, kann im September mit effizienteren Abläufen, passenden Beständen und weniger unvorhergesehenen Problemen starten.
Der Neustart wird so zu einem geplanten Prozess und nicht zu einem Wettlauf um kurzfristige Nachlieferungen.
